會議管理制度
1.0 目的
為提高會議的質量和效率，規范與會議有關事項的管理，特擬定本制度。
2.0 范圍
2.1公司例會、部門例會、專題會議、臨時會議等。
2.1.1公司例會：原則上固定于每周一或開班第一天上午9:00召開，要求公司總經理、各部門經理助理以上人員參加，特殊情況臨時通知。
2.1.2部門例會：原則上固定于每周公司例會召開之后，要求部門班組長（含）以上人員參加，必要時可適當擴大范圍。
2.1.3專題會議：指由相關部門（或人員）組織的針對專項問題的會議，會議時間、地點、參加人員由召集部門確定。
2.1.4臨時會議：根據會議要求臨時確定會議議題，臨時通知召開會議。
3.0職 責
3.1會議發起人
3.1.1確定會議主題；
3.1.2確定會議主持人、參加人員；
3.1.3發起跨部門臨時會議需經理級以上領導批準。
3.2會議主持人
3.2.1確定會議通知人、記錄人；
3.2.2確定會議議程；
3.2.3準時召開會議，控制會議節奏與時間，把握會議內容不偏離主題；
3.2.4確保會議不受干擾，主動制止和處理干擾會議的行為，例如：竊竊私語﹑無精打采，故意刁難﹑惡意攻擊、逃避責任﹑專橫自大等行為；
3.2.5發揮群體力量，確保與會人員充分發表意見，增加與會人員對會議決議的支持；
3.2.6 確保會議結束時形成會議決議事項，同時明確責任與完成時限；
3.2.7會議召開時間及議程變更的事前協調；
3.2.8會議紀律的監督、違規行為的及時處理；
3.2.9會議記錄的審核、簽發；
3.2.10會議決議事項的跟進執行、效果驗證。
3.2.11會議結束時公布本次會議違規和處罰情況或要求稽核人員公布違規和處罰情況。
3.3會議通知人
3.3.1發出會議通知（注：公司固定召開的例會，除臨時變更外，不另行通知）。
3.3.2會議通知一般采用電話、微信、書面、當面通知等形式，確保通知到參會人員。
3.3.3會議開始前準備會議資料，并分發到相關與會人員（無會議資料的可不發）。
3.3.4異常狀況發生導致不能按時參加會議或會議不能按時進行時，10分鐘內知會會議主持人；
3.3.5各種例會因故取消或延遲，須提前20分鐘通知相關人員。
3.4會議記錄人
3.4.1提前10分鐘做好會場準備，會議結束后及時整理會場；
3.4.2組織簽到（列席人員不需簽到），發放并收回《會議簽到表》，在會議正式開始前向會議主持人報告會議缺席情況；
3.4.3現場記錄會議內容；
3.4.4會議結束后1個工作日內整理完成會議記錄、決議，報主持人審核并發放各相關部門、人員或工作群內。
3.4.5會議結束時做好會議違規處罰記錄。
3.5參會人員
3.5.1準時參加會議，因臨時突發事件不能準時參加或缺席的，提前30分鐘向會議主持人請假，并委派職務代理人員參加，確保本部門有一人到會；
3.5.2事前準備會議相關資料和發言內容；
3.5.2 嚴格遵守會議紀律，聽從會議主持人安排；
3.5.3緊急會議在會后4個工作小時內向下屬傳達會議精神，非緊急會議通過部門例會或其它形式向下屬傳達會議精神；
3.5.4按會議決議規定，落實會議決議。
4.0會議紀律
4.1與會人員參加會議時要攜帶筆記本、筆及會議相關資料，并提前做好發言準備；
4.2與會人員應提前3分鐘到達會場完成簽到，做好會議準備；
4.3會議期間將手機關機、設為靜音或調為振動狀態，嚴禁手機響鈴；
4.4會議期間嚴禁撥打或接聽電話，如遇緊急來電必須接聽時，要舉手向主持人請示，同意后方可離開會場接聽；
4.5與會人員遇突發事件急需離場處理時，舉手向主持人請示，主持人同意后方可離開；
4.6 與會期間要保持良好的精神狀態，坐姿端正，發言時聲音洪亮，條理清晰，內容簡潔；
4.7會議期間，未經主持人許可，不許交頭接耳、隨意走動或處理與會議無關事宜；
4.8需要發言時，舉手并征得主持人同意后方可發言或在主持人安排下發言；
4.9 與會人員若違反上述規定，主持人要及時提醒和制止。
5.0管理辦法：
5.1會議遲到、早退者，樂捐10元/次，無故不參加會議者，樂捐50元/次。
5.2凡會議期間手機鈴聲響或未經主持人同意在會場接聽電話的，樂捐10元/次。
5.3會議進行時在會場內抽煙、來回走動、交頭接耳、打瞌睡、隨意離開會場的，出現一次，樂捐10元。
6.0附則
6.1本制度由行政辦公室負責制訂、修改、解釋；
6.2本制度自頒布之日起生效，其他文件與此相沖突者，一律依本規定執行。
7.0相關表單
7.1《會議簽到表》
7.2《會議紀要》
